PODSTAWY PRAWNE PRACY W FIRMIE EURO-HOUSE.

Podstawą prawną pracy w Firmie jest oczywiście Umowa.

Stanowisko Referent Biurowy,

zatrudnienie:

1. Okres szkoleniowy (umowa -zlecenie)
   

2. Praca na okres próbny (umowa o pracę).

Stanowisko Manager Firmy,

zatrudnienie na czas nieokreślony.

Uprawnienia Pracownika.

Nowy Pracownik otrzymuje uprawnienia stosownie do zaliczonej praktyki i wiedzy teoretycznej opisanej w pkt 6.1.1 do 6.1.12 Księgi Jakości Firmy.
Opisane tam procedury postępowania są podstawą do pracy na stanowisku:
Referent Biurowy, Manager Firmy.

Każdy pracownik Biura otrzymuje pieczątkę, wizytówki a jego zakres uprawnień i obowiązków przykładowo obejmuje:

1. Obsługa sprzętu biurowego.

2. Przygotowanie swojego harmonogramu pracy na podstawie przekazanych informacji od Przełożonego.

3. Samodzielną pracę z dokumentami Firmy w zakresie segregacji korespondencji typu ulotki, foldery, oferty.

4. Pracę z pozostałymi dokumentami Firmy w zakresie segregacji korespondencji (bez ZPO) pod nadzorem Przełożonego.

5. Przygotowanie odpowiedzi na korespondencje Klientów i Usługodawców pod nadzorem Przełożonego.

6. Pomoc w przygotowaniu różnych projektów.
   

7. Odbiór paczek w tym opłaconych z góry, wraz ze sprawdzeniem stanu technicznego przesyłki.

8. Uwierzytelnianie oryginałów dokumentów Firmy stosownie do zleceń Przełożonego.

9. Uwierzytelnianie i odbiór dokumentów od Notariusza.

10. Wystawianie Faktur, rozliczanie najemców, kontrola kosztów bieżących.
    

11. Pomoc w archiwizacji danych.

12. Realizacja zleconych zakupów.

13. Nadzór i odbiór wykonania prostych usług.

14. Inne prace zlecone przez Przełożonych.

15. Sporządzenie miesięcznego raportu wykonanej pracy.

HARMONOGRAM DNIA PRACY.

Harmonogram pracy Pracowników Biura opisuje Księga Jakości Firmy w pkt 6.1.1

Harmonogram dnia pracy ma na celu wyrobienie nawyku organizacji dnia pracy każdego Pracownika.

Pracownik po zapoznaniu się z cyklem pracy w Biurze Firmy może samodzielnie ustalić swój własny harmonogram dnia.

Warunkiem oczywistym jest to, że własny układ dnia pracy nie może powodować opuszczenia istotnych Procesów Firmy

skutkujących spadkiem jakości obsługi lub pogorszeniem ważnych wskaźników (np. brak bieżącej kontroli zadłużenia

Najemców).

Harmonogram miesięczny zawiera daty kontroli płatności Klientów i reakcji Pracownika na ich brak.
Zawiera też spis prac, które należy wykonać w każdym miesiącu ale nie narzuca daty ich wykonania.
Pracownik samodzielnie w dowolnym momencie w zależności od ilości pracy, pogody, różnych sytuacji decyduje o wykonaniu czynności z tego Harmonogramu.
Raport miesięczny ma zawierać daty i zakres wykonania tych czynności.
Harmonogram miesięczny nie może być zmieniany bez akceptacji Właściciela Firmy lub Przełożonego.
Harmonogram miesięczny może być uzupełniany na wniosek Pracownika.

Przykładowy harmonogram dnia pracy zawiera:

1. 1. Dokończenie zaległości dnia poprzedniego,

   2. Kontrola wpłat zalegających Najemców (Procedura postępowania przy braku wpłaty).

   3. Prace z Harmonogramu miesięcznego, które mają narzuconą datę wykonania,

   4. Zapoznanie się z pocztą i dokumentami, segregacja,

   5. Przekazanie dokumentów wymagających akceptacji Przełożonych,

   6. Odpowiedź na treści wymagające natychmiastowej reakcji,

   7. Odpowiedź na pozostałe dokumenty, listy i uwagi,

   8. Przygotowanie różnych pism wynikających z potrzeb Firmy,

   9. Przygotowanie ogłoszeń, instrukcji, poleceń, ofert, ogłoszeń itd.

   10. Realizacja wybranych elementów z Harmonogramu miesięcznego.

SPRAWOZDANIE Z WYKONYWANYCH OBOWIĄZKÓW.

Sprawozdanie z wykonywanych obowiązków opisuje KJF w pkt 6.1.2
Pracownik przekazuje Przełożonym sprawozdanie miesięczne na koniec każdego miesiąca.
W sprawozdaniu krótko w punktach precyzuje wykonane obowiązki.
Sprawozdanie ma ułatwiać przekazanie uwag i propozycji co do dalszej pracy.
Sprawozdanie zawiera listę wykonanych i nie wykonanych czynności w danym miesiącu.
Sprawozdanie zawsze zawiera informację o nie wynajętych lokalach, o lokalach w trakcie
wypowiedzenia, o bieżących i końcowych rozliczeniach Klientów, problemach w zaleganiu Klientów z płatnościami oraz innych problemach w Firmie.
Wzór sprawozdania ustala Pracownik samodzielnie.
Sprawozdanie po rozmowie i akceptacji jest podstawą do naliczenia miesięcznej premii i przekazywania uwag.
Analogicznie na koniec roku (połowa grudnia) należy sporządzić Sprawozdanie Roczne.
Jest ono podstawą do naliczenia premii rocznej.